Årsmøte i regionlaget

12. september 2016

Hvert år arrangerer regionlagene årsmøter for sine medlemmer. Årsmøtet gjennomføres i løpet av januar – april, hvert år.  Årsmøtet er et møte som gir alle medlemmene i en region mulighet til å mene noe om hva regionlaget skal gjøre, og velge et styre som skal drive regionlaget fram til det neste årsmøtet. Detaljer for årsmøtet står også beskrevet under paragraf 3.2 i vedtektene, som du finner her

Her får dere informasjon om årsmøtet, trinn for trinn:

1.    Aller først må man sende ut en innkalling (invitasjon) til alle medlemmer i regionlaget, senest to uker før årsmøtet. Dette gjør vi sånn at alle medlemmene skal få muligheten til å komme med sine meninger, og kunne stille til å sitte i styret. Årsmøtepapirene (saksliste, regnskap og årsmelding) sendes regionlagets medlemmer sammen med innkallingen. Innkallingen kan dere sende ut via e-post. E-postlisten kan dere få fra de ansatte i NHF/NHFU. Det kan også være lurt å kombinere landsmøtet og en annen aktivitet, spesielt hvis reiseveien er lang. Her finner dere et:  Eksempel på en innkalling til et årsmøte.docx som dere kan bruke som mal om dere vil.

2.    Sakslisten er hva man skal gå gjennom på møtet, et slags program for dagen. Nedenfor finner dere en saksliste hvor vi har skrevet i parantes hvem som gjør hva. Eksempel på en saksliste.docx

3.    Før møtet skal styret lage en årsmelding. En årsmelding skal beskrive hva man har gjort det siste året, og hvem som har sittet i styret. Eksempel på en årsmelding (word)  

4.    Regnskapet føres av økonomiansvarlig og viser hva regionlaget har brukt penger på det siste året. NB: Husk at dere må oppnevne en revisor. Dette gjør at dere kan søke om å få momskompensasjon, altså at dere kan få penger tilbake. All info om dette og mal for hvordan det gjøres finner dere under punktet økonomiansvarligMal for årsregnskap for NHFU - Excelfil.xlsx 

5.    Gjennomføring av årsmøtet. En mer detaljert gjennomgang av årsmøtet finnes i eksempel på saksliste, nedenfor.

6.    Protokollen viser vedtakene som ble gjort på årsmøtet. Denne skrives av protokollføreren. I protokollen må det stå, i forbindelse med valget, hvem som har signaturrett. Dette er for å gjøre det enkelt når dere for eksempel skal skifte økonomiansvarlig Eksempel på en protokoll.docx 

7.    Protokoll med underskrift, årsmelding og regnskap sendes inn til: nhfu@nhf.no så raskt etter møtet som mulig, og innen 1. mai.

8.    Endringer må også sendes til Brønnøysundregisteret. Dette hjelper vi dere med.

Saksliste for årsmøte i NHFU (med hvem som gjør hva i parantes)

1. Åpning (av sittende leder).
2. Konstituering (ledes av sittende leder).

  • Valg av ordstyrer (styret innstiller gjerne en kandidat som tar order).
  • Godkjenning av forretningsordenen.
  • Valg av referent (Styret innstiller gjerne en kandidat).
  • Valg av to til å godkjenne protokollen (gjerne to som er «lett tilgjengelige» for å underskrive protokollen i etterkant av møtet).
  • Valg av tellekorps (minimum to personer som ikke er på valg).

3. Årsmelding for forrige år (legges frem av sittende leder eller nestleder).
4. Regnskap for forrige år (gjennomgås av sittende økonomiansvarlig).

  • Revisors beretning (gjennomgås av sittende økonomiansvarlig).

5. Budsjett for neste år (gjennomgås av sittende økonomiansvarlig).
6. Innkomne forslag (ledes av ordstyrer).
7. Handlingsplan for neste år– hva vil vi gjøre fremover? (Legges frem av sittende styre).
8. Valg av nytt styre (ledes av ordstyrer).

  • Valgkomiteen presenterer kandidatene og legger frem sine innstillinger.
  • Leder velges først, deretter nestleder, økonomiansvarlig, styremedlemmer og varamedlemmer.
  • Det må presiseres i protokollen hvilke stillinger som følger med signaturrett (Dette er gjerne leder og økonomiansvarlig).
  • Valg av valgkomite.

9. Valg av revisor
10. Avslutning (Gjerne ved taler fra avtroppende og påtroppende ledere). 


Masse lykke til, ta gjerne kontakt om det er noe som helst dere lurer på!